Jak sprawdzić kontrahenta przed zawarciem umowy

Kontrahenta najprościej sprawdzić w trzech bezpłatnych rejestrach: w CEIDG, jeśli prowadzi jednoosobową działalność, w KRS, jeśli jest spółką, oraz w wykazie podatników VAT, czyli na białej liście. Dzięki temu w kilka minut ustalisz, czy firma rzeczywiście istnieje, kto może ją reprezentować, czy jest czynnym podatnikiem VAT i na jakie konto bankowe bezpiecznie przelać pieniądze. Przy większej umowie warto zajrzeć jeszcze do rejestrów długów i do Krajowego Rejestru Zadłużonych. To prosta rutyna, która chroni przed fałszywymi fakturami, oszustami podszywającymi się pod znane firmy i kontrahentami w złej kondycji finansowej.

CEIDG dla jednoosobowych działalności

Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej obejmuje przedsiębiorców, którzy prowadzą firmę na własne nazwisko, także wspólników spółek cywilnych. Wyszukiwarkę znajdziesz na stronie biznes.gov.pl. Wystarczy wpisać NIP, REGON albo imię, nazwisko i miejscowość.

Na co zwrócić uwagę we wpisie:

• status działalności: aktywna, zawieszona albo wykreślona,
• datę rozpoczęcia: firma założona tydzień temu, która oferuje duży kontrakt, wymaga więcej ostrożności,
• adres wykonywania działalności i adres do doręczeń,
• kody PKD, czyli zakres zgłoszonej działalności,
• informacje o upadłości lub restrukturyzacji, jeśli takie zostały wpisane.

Wydruk z CEIDG ma moc zaświadczenia, więc możesz go zachować w dokumentacji umowy.

KRS dla spółek i innych podmiotów

Spółki z o.o., akcyjne, jawne, komandytowe, a także fundacje i stowarzyszenia prowadzące działalność gospodarczą są wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego. Bezpłatny odpis aktualny pobierzesz z wyszukiwarki KRS na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości. Najważniejsze informacje to:

1. Sposób reprezentacji. Sprawdź, kto może podpisać umowę w imieniu spółki. Jeśli w KRS widnieje zapis o reprezentacji łącznej dwóch członków zarządu, a umowę podpisuje jedna osoba bez pełnomocnictwa, możesz mieć później kłopot z jej egzekwowaniem.
2. Skład zarządu. Porównaj nazwiska z osobami, z którymi rozmawiasz.
3. Kapitał zakładowy. Niski kapitał sam w sobie nie jest niczym złym, ale przy dużym zleceniu warto zestawić go z wartością umowy.
4. Złożone sprawozdania finansowe. Brak sprawozdań za ostatnie lata to sygnał ostrzegawczy. Same sprawozdania obejrzysz bezpłatnie w Repozytorium Dokumentów Finansowych.
5. Wzmianki o likwidacji, upadłości lub zaległościach w dziale 4 i 6 odpisu.

Biała lista VAT i rachunek do przelewu

Wykaz podatników VAT prowadzi Krajowa Administracja Skarbowa. W wyszukiwarce na stronie podatki.gov.pl sprawdzisz, czy firma jest czynnym podatnikiem VAT, a także jakie rachunki bankowe zgłosiła do urzędu skarbowego.

Ta weryfikacja ma konkretne skutki podatkowe. Jeśli zapłacisz przelewem fakturę o wartości powyżej 15 000 zł brutto na konto spoza białej listy, nie zaliczysz tego wydatku do kosztów uzyskania przychodu i możesz odpowiadać solidarnie za VAT dostawcy. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy w ciągu 7 dni od przelewu zawiadomisz urząd skarbowy na formularzu ZAW-NR.

Praktyczne zasady:

• sprawdzaj rachunek w dniu przelewu, a nie tylko przy pierwszej transakcji, bo firmy zmieniają konta,
• zapisz potwierdzenie sprawdzenia, które generuje wyszukiwarka, razem z dokumentami płatności,
• gdy dostajesz maila z prośbą o zmianę numeru konta, zadzwoń do kontrahenta na znany Ci numer, a nie ten z wiadomości.

Dobrze wiedzieć też, kiedy dokument w ogóle uprawnia do płatności. Różnice między dokumentami opisaliśmy w tekście o tym, czym różni się faktura VAT od faktury proforma.

Długi, upadłości i opinie o firmie

Przy większych kontraktach albo sprzedaży z odroczonym terminem płatności przyda się sprawdzenie, czy kontrahent nie ma problemów z płynnością. Do dyspozycji masz:

Źródło	Co sprawdzisz	Koszt
Krajowy Rejestr Zadłużonych	postępowania upadłościowe, restrukturyzacyjne i część egzekucji	bezpłatnie
biura informacji gospodarczej	wpisane zaległości wobec innych firm	zwykle płatnie
Repozytorium Dokumentów Finansowych	sprawozdania finansowe spółek	bezpłatnie
wyszukiwarka i opinie w sieci	skargi klientów, ostrzeżenia, artykuły	bezpłatnie

Opinie w internecie traktuj ostrożnie, bo bywają skrajne i nie zawsze prawdziwe. Kilka niezależnych skarg o tym samym problemie, na przykład o niewypłaconych należnościach, to jednak sygnał, którego nie należy lekceważyć.

Jak udokumentować weryfikację

Samo sprawdzenie to połowa pracy. Druga połowa to możliwość wykazania, że zrobiłeś to z należytą starannością, na przykład podczas kontroli podatkowej albo sporu z kontrahentem. Dobrze sprawdza się prosty zestaw dokumentów przy każdej nowej współpracy:

• wydruk lub plik PDF z CEIDG albo odpis aktualny z KRS z datą pobrania,
• potwierdzenie sprawdzenia w wykazie podatników VAT, najlepiej z dnia zapłaty,
• kopia pełnomocnictwa, jeśli umowę podpisuje osoba spoza zarządu,
• korespondencja, w której kontrahent podaje numer konta i dane do faktury.

Przy stałych kontrahentach wystarczy powtarzać kontrolę rachunku przed większymi przelewami i raz na jakiś czas zajrzeć do rejestru, czy nic się nie zmieniło, na przykład skład zarządu albo status firmy.

Sygnały ostrzegawcze przed podpisaniem umowy

Rejestry nie wszystko pokażą. Oszuści potrafią podszywać się pod istniejące, czyste firmy i podawać ich prawdziwy NIP. Dlatego zwróć uwagę na rozbieżności:

• adres e-mail w darmowej domenie albo w domenie łudząco podobnej do firmowej,
• numer konta, którego nie ma na białej liście, albo konto w zagranicznym banku przy polskiej firmie,
• presja czasu i prośba o przedpłatę całej kwoty,
• osoba podpisująca umowę, której nie ma w KRS i która nie ma pełnomocnictwa,
• ceny wyraźnie niższe od rynkowych.

Przy pierwszej współpracy można też zabezpieczyć się w umowie: zaliczka zamiast pełnej przedpłaty, płatność po odbiorze, kary umowne za opóźnienie albo weksel. Weryfikacja kontrahenta to element szerszych nawyków finansowych w firmie, o których pisaliśmy w tekście o budowaniu zdrowych nawyków finansowych. Jeśli dopiero zakładasz działalność, przyda się też lista z artykułu o tym, jakie dokumenty są potrzebne do założenia działalności gospodarczej.